Toekomstlijn (werkvorm)

Situering en doel

Bij het uitzetten van acties en projecten in de tijd, spelen niet enkel vragen over taakomvang, prioriteit, volgtijdelijkheid, … maar ook vragen over wat passend is bij het ontwikkelingsstadium van het samenwerkingsverband. Bijvoorbeeld: zijn we als “club” sterk genoeg om dit aan te pakken, hebben we op dit moment vooral nood aan ‘quick wins’ om de samenwerking een boost te geven of juist aan vertraging en verdieping,…

Fasering is niet enkel een kwestie van planning of tijdsmanagement, maar is een afwegingsproces dat interactie vereist. Hieronder staat een interactieve, visuele werkwijze om acties en projecten in de tijd uit te zetten.

Werkwijze en verloop

Stap 1: de grote acties en projecten plaatsen in de tijd

Maak kaartjes van de acties en projecten waartoe het samenwerkingsverband besloten heeft. Per kaartje één actie, voor iedere actie een verschillende kleur. (We gaan er hier van uit dat er een besluit is over de acties/projecten die het samenwerkingsverband in de komende periode wil opzetten).

Maak een toekomstlijn op groot formaat (aan de muur of op een lange tafel). Het gaat om projecten op de middellange termijn, dus maak een tijdsschema met een maandindeling voor één of twee jaar.

Voer een groepsgesprek met de kaartjes in de hand. Wanneer zullen we waar mee bezig zijn? Luister naar de overwegingen en schuif met de kaartjes tot je een globale, voorlopige tijdsordening hebt waar ieder zich in kan vinden.

Stap 2: concretiseren van iedere actie

Vorm rond iedere actie / project een subgroep, met als taak: bedenk voor deze actie / project zinvolle en haalbare tussendoelen of tussenstappen. Formuleer voor iedere tussenstap wat het waarneembare resultaat is in een korte actieve zin. Van ieder tussenstation wordt een kaartje gemaakt (in dezelfde kleur als de overkoepelende actie).

Bij wijze van illustratie volgt hier een fictief en niet-volledig uitgewerkt voorbeeld

Actie/project = realisatie van Geïntegreerd Breed Onthaal in onze regio

Tussenstations:

• Stuurgroep + adviesgroep gaan van start
• Lancering van een prikkelend filmpje met kernideeën (voor alle hulp- en dienstverleners in de regio)
• Sociale kaart is omgevormd tot een doorverwijstool gebaseerd op levensthema’s
• Persmoment: de onthaalmedewerkers worden voorgesteld aan de pers
• 2-daagse introductie &  training voor de betrokken medewerkers gaat van start
• Start van de verspreiding van flyers bij alle eertelijns-diensten
• Afsprakennota tussen de kernactoren wordt ondertekend
• …

Vervolgens breng je alle tussenstations samen op een flap met een tijdslijn van dit project. Je kan de tijdsindeling zelf bepalen (bv. indeling per maand, of per week, …). Je kan ook creatief zijn met de vorm van de lijn: het kan een rechte lijn zijn, of een kronkelend pad, of …  Bespreek waar ieder tussenstation best geplaatst wordt op de tijdslijn. Schuif samen met de leden van de subgroep met de kaartjes tot alles een zinvolle en haalbare plaats heeft.

Stap 3: combineer de globale toekomstlijn met de tijdslijnen per project

Stel de tijdslijn van ieder project (uit stap 2) aan elkaar voor en bespreek. Na de gedachtewisseling hierover kun je als groep nagaan of de globale toekomstlijn (uit stap 1) moet bijgesteld worden.

Bron: Pronet